PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), Türkiye'de işyerlerinin çalışan devam kayıtlarını tutmak için kullandığı elektronik sistemdir. Bu yazıda PDKS hakkında bilmeniz gereken her şeyi detaylıca inceleyeceğiz.
PDKS Tam Olarak Nedir?
PDKS, "Personel Devam Kontrol Sistemi"nin kısaltmasıdır. Bu sistem:
- Çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini kaydeder
- Günlük, haftalık ve aylık çalışma sürelerini hesaplar
- Fazla mesai, eksik çalışma ve izinleri takip eder
- SGK'ya yapılacak bildirimlerde kullanılır
- İş Kanunu'na uygunluğu sağlar
PDKS Kullanma Zorunluluğu
Kimler PDKS Kullanmak Zorunda?
4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili yönetmelikler gereği, aşağıdaki işyerleri PDKS kullanmak zorundadır:
1. Çalışan Sayısına Göre
- 50 ve üzeri çalışanı olan tüm işyerleri
- Çalışan sayısı mevsimlik değişiklik gösteriyorsa, en yüksek çalışan sayısı esas alınır
2. İşyeri Tehlike Sınıfına Göre
- Tehlikeli işyerleri: Çalışan sayısına bakılmaksızın zorunlu
- Çok tehlikeli işyerleri: Çalışan sayısına bakılmaksızın zorunlu
3. Çalışma Şekline Göre
- Vardiyalı çalışma yapılan işyerleri
- Esnek çalışma uygulanan işyerleri
- Denkleştirme uygulanan işyerleri
PDKS Kullanmamanın Sonuçları
PDKS kullanma zorunluluğuna uymayan işverenler için:
- İdari para cezası: Her bir eksiklik için ayrı ceza (2026 yılı için yaklaşık 10,000-15,000 TL)
- İş müfettişi ziyaretleri: Uyarı ve takip
- SGK sorunları: Bildirimlerde eksiklikler
- Çalışan şikayetleri: İşçi-işveren anlaşmazlıkları
SGK Bildirimi ve PDKS İlişkisi
SGK Neden PDKS İstiyor?
Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), çalışanların prim hesaplamalarında çalışma sürelerini doğru tespit etmek için PDKS kayıtlarını kullanır:
- Gerçek çalışma sürelerinin belirlenmesi
- Eksik gün bildirimlerinin tespiti
- Fazla mesai primlerinin kontrolü
- İş kazası durumunda mesai doğrulaması
PDKS Raporları ve SGK
SGK teftişlerinde istenebilecek PDKS raporları:
- Aylık devam çizelgeleri: Her çalışan için giriş-çıkış saatleri
- Haftalık çalışma süreleri: Toplam çalışma saatleri
- Fazla mesai raporları: 45 saati aşan çalışmalar
- İzin kayıtları: Yıllık izin, mazeret izni, hastalık izni
- Vardiya çizelgeleri: Vardiyalı çalışmalarda vardiya detayları
İş Kanunu Gereksinimleri
Çalışma Süreleri
4857 sayılı İş Kanunu'na göre:
- Günlük çalışma: En fazla 11 saat
- Haftalık çalışma: En fazla 45 saat
- Fazla mesai: Haftada en fazla 270 saat (yılda toplam)
- Dinlenme: En az 11 saat aralıksız dinlenme
PDKS ile İş Kanunu Uyumluluğu
Bir PDKS sistemi İş Kanunu'na uygunluk için:
- Tüm giriş-çıkışları kaydetmeli
- Fazla mesai hesaplaması yapmalı
- Haftalık 45 saat kontrolü yapmalı
- Dinlenme sürelerini takip etmeli
- Kayıtları en az 3 yıl saklamalı
PDKS Türleri ve Teknolojileri
1. Parmak İzi Okuyucu Sistemler
Artıları:
- Güvenli kimlik doğrulama
- Kart kaybı sorunu yok
Eksileri:
- Yüksek ilk yatırım
- Sadece sabit lokasyonlarda
- Teknik arıza riski
2. Kart Okuyucu Sistemler
Artıları:
- Basit kullanım
- Düşük maliyet
Eksileri:
- Kart kaybı/unutma
- Başkası adına okutma riski
- Sadece sabit lokasyonlarda
3. Yüz Tanıma Sistemleri
Artıları:
- Temassız kullanım
- Hızlı tanıma
Eksileri:
- Çok yüksek maliyet
- Aydınlatma hassasiyeti
- Sadece sabit lokasyonlarda
4. GPS Tabanlı Mobil Sistemler (TimeMobi)
Artıları:
- ✅ Sıfır ilk yatırım
- ✅ Saha çalışanları için ideal
- ✅ Konum doğrulama
- ✅ Bulut tabanlı - her yerden erişim
- ✅ Anlık bildirimler
- ✅ Otomatik güncellemeler
Eksileri:
- İnternet bağlantısı gerekli (çevrimdışı mod mevcut)
TimeMobi ile Modern PDKS
Neden TimeMobi?
TimeMobi, Türkiye'nin ihtiyaçlarına göre tasarlanmış modern bir PDKS çözümüdür:
SGK Uyumlu Raporlar
- Tüm SGK raporları otomatik oluşturulur
- Excel formatında indirilebilir
- E-Bildirge'ye aktarıma hazır
İş Kanunu Kontrolü
- Haftalık 45 saat kontrolü
- Fazla mesai otomatik hesaplama
- Yasal dinlenme süreleri uyarısı
Saha Çalışanları
- GPS konum doğrulama
- Çoklu lokasyon desteği
- Canlı takip
Vardiya Yönetimi
- Esnek vardiya programları
- Otomatik vardiya atamaları
- Vardiya değişim talepleri
İzin Yönetimi
- Dijital izin talepleri
- Otomatik onay süreci
- İzin bakiyesi takibi
PDKS Uygulama Süreci
Adım 1: Sistem Seçimi
İşletmenizin ihtiyaçlarına göre PDKS türünü seçin. Saha çalışanlarınız varsa GPS tabanlı sistem şarttır.
Adım 2: Kurulum
TimeMobi ile kurulum aynı gün:
- Ücretsiz deneme hesabı açın
- Şirket bilgilerini girin
- Çalışanları ekleyin
- Lokasyonları tanımlayın
- Vardiya programlarını oluşturun
Adım 3: Eğitim
Çalışanlar için kısa bir eğitim (30 dakika yeterli):
- Uygulamayı indirme
- Giriş-çıkış yapma
- İzin talep etme
- Mola işlemleri
Adım 4: Test Süreci
İlk hafta test dönemi:
- Paralel kayıt tutun (eski sistem + yeni sistem)
- Hataları tespit edin ve düzeltin
- Geri bildirimleri toplayın
Adım 5: Tam Geçiş
Her şey yolunda gittikten sonra tamamen yeni sisteme geçin.
Sık Sorulan Sorular
PDKS kullanımı tüm çalışanlar için zorunlu mu?
Evet, PDKS zorunluluğu olan işyerlerinde tüm çalışanlar (mavi yaka, beyaz yaka, yöneticiler) sistemi kullanmalıdır.
Uzaktan çalışanlar için PDKS gerekli mi?
Evet, uzaktan çalışanlar için de çalışma sürelerinin kayıt altına alınması gerekir. GPS tabanlı sistemler bu konuda ideal çözümdür.
PDKS kayıtları ne kadar süre saklanmalı?
İş Kanunu gereği, çalışma kayıtları en az 3 yıl süreyle saklanmalıdır.
PDKS arızalandığında ne yapmalıyım?
Geleneksel sistemlerde manuel kayıt tutmalısınız. Bulut tabanlı TimeMobi'de ise sistemin arızalanma riski çok düşüktür, ancak internet bağlantısı kesilirse çevrimdışı mod devreye girer.
Sonuç
PDKS kullanımı, Türkiye'de belirli koşullardaki işyerleri için yasal bir zorunluluktur. Ancak zorunluluk olmasa bile, modern bir PDKS sistemi işletmenize birçok fayda sağlar: doğru çalışma süreleri kaydı, adaletli ücret hesaplaması, SGK uyumluluğu ve verimlilik artışı.
TimeMobi gibi modern, bulut tabanlı, GPS destekli çözümler, geleneksel sistemlere göre çok daha ekonomik ve esnek alternatifler sunmaktadır. 14 günlük ücretsiz deneme ile sistemi test edebilir, işletmenize uygun olup olmadığını görebilirsiniz.