PDKS Nedir? SGK Devam Bildirimi İçin Kapsamlı Rehber

Türkiye'de faaliyet gösteren her işveren, çalışanlarının devam kayıtlarını eksiksiz tutmak zorundadır. Bu yükümlülük hem İş Kanunu'ndan hem de SGK bildirim süreçlerinden kaynaklanır. PDKS sistemi, bu zorunluluğu karşılamanın en güvenilir ve denetlenebilir yoludur.

PDKS Nedir?

PDKS, Personel Devam ve Kalkış Sistemi'nin kısaltmasıdır. Çalışanların işyerine giriş ve çıkış saatlerini elektronik olarak kaydeden, raporlayan ve saklayan yazılım veya donanım altyapısına verilen genel addır.

Geleneksel PDKS sistemleri parmak izi okuyucuları veya kart okuyucuları üzerine kuruluydu. Günümüzde mobil uygulamalar ve GPS teknolojisi, PDKS'yi sabit bir cihaza bağlı olmaktan çıkarmış; saha ekiplerine ve çok şubeli işletmelere de uygulanabilir hale getirmiştir.

PDKS'nin temel işlevleri

Türk İş Hukuku ve PDKS Yükümlülüğü

4857 Sayılı İş Kanunu

İş Kanunu'nun 63. maddesi günlük çalışma süresini en fazla 11 saat olarak sınırlamaktadır. İşverenin bu süreyi aşmadığını ispatlayabilmesi için kayıtların tutulması zorunludur. Kanunun 67. maddesi ise çalışanların başlama ve bitiş saatlerinin kayıt altına alınmasını açıkça düzenler.

Fazla Mesai Sınırları

• Yıllık limit: 270 saat fazla mesai
• Ücret: Normal saatlik ücretin en az %50 fazlası
• Gece mesaisi: 7,5 saati aşamaz, ek ücret gerektirir
• Haftalık istirahat: En az 24 saat kesintisiz

PDKS sistemi olmayan bir işveren bu sınırlara uyduğunu kanıtlamakta ciddi güçlük çeker ve iş mahkemelerinde aleyhine hüküm riskiyle karşılaşır.

PDKS ve SGK Bildirimi

Aylık prim hizmet belgesi

Her ay işverenler, çalışanların kaç gün çalıştığını SGK'ya bildirmek zorundadır. Bu bildirim, PDKS kayıtlarına dayandığında çok daha doğru ve hızlı hazırlanır. Yanlış bildirim ceza ve gecikme zammı doğurur.

İşe giriş ve çıkış bildirimleri

SGK'ya işe giriş bildirimi işin başlamasından önce veya en geç aynı gün yapılmalıdır. PDKS sisteminiz İK yazılımınıza entegre olduğunda bu süreç otomatikleşir ve gecikme riski ortadan kalkar.

E-Bildirge ile entegrasyon

Modern PDKS çözümleri, çalışan gün sayısı ve ücret bilgilerini SGK'nın E-Bildirge sistemine aktarılabilir formatlarda (Excel, CSV) çıktı olarak verir. Bu, muhasebecilerin ve İK uzmanlarının aylık kapanış süresini önemli ölçüde kısaltır.

Geleneksel PDKS ile Mobil PDKS Karşılaştırması

Özellik	Geleneksel (Parmak İzi / Kart)	Mobil PDKS (GPS)
Donanım maliyeti	Yüksek (cihaz başına 2.000–10.000 ₺)	Yok — mevcut telefon yeterli
Saha ekibi kullanımı	Mümkün değil	Tam destek
Çok şubeli kullanım	Her şubeye ayrı cihaz	Tek uygulama, sınırsız şube
Konum doğrulama	Yalnızca cihazın bulunduğu yer	GPS ile gerçek zamanlı
İnternet kesintisi	Çoğu cihaz çevrimdışı çalışır	Uygulama çevrimdışı kaydeder, sonra eşitler
Kurulum ve bakım	Teknik servis gerektirir	Uygulama güncellemesi yeterli
SGK raporu çıktısı	Yazılıma bağlı	Standart dışa aktarma desteği

İyi Bir PDKS Yazılımında Aranması Gereken Özellikler

Yasal uyumluluk özellikleri

• Günlük ve haftalık fazla mesaiyi ayrı ayrı hesaplama
• Ulusal ve dini bayram günü takibi (Ramazan dahil)
• SGK'ya uyumlu aylık çalışma günü raporu
• Yıllık izin takibi ve hak ediş hesabı
• Kayıtları en az 10 yıl saklama kapasitesi

Operasyonel özellikler

• Coğrafi sınır (geofence) ile konum doğrulama
• İnternetsiz çalışma ve otomatik senkronizasyon
• Çoklu şube / proje yönetimi tek panelden
• Yöneticiye anlık bildirimler (geç gelme, erken çıkma)
• Mobil uygulama (Android ve iOS)
• Web tabanlı yönetici paneli

Raporlama özellikleri

• Günlük, haftalık, aylık devam özetleri
• Fazla mesai analizi ve maliyet hesabı
• Devamsızlık ve geç gelme raporları
• SGK bildirimine hazır veri dışa aktarımı
• Bordro yazılımlarıyla entegrasyon veya uyumlu format çıktısı

PDKS Sistemi Kurarken Yapılan Yaygın Hatalar

Yalnızca sabit mekân için tasarlamak

Satış ekipleriniz, saha teknisyenleriniz veya farklı şubelerde çalışan personeliniz varsa, yalnızca parmak izi cihazı üzerine kurulu bir sistem yetersiz kalır. GPS destekli mobil PDKS bu boşluğu kapatır.

SGK entegrasyonunu sonraya bırakmak

PDKS ve bordro sistemlerini baştan entegre etmek, aylık kapanışta saatlerce süren manuel veri girişini ortadan kaldırır. Entegrasyonu sonraya bırakırsanız, çift veri girişi kaçınılmaz olur.

Çalışan eğitimini atlamak

En iyi PDKS sistemi bile çalışanlar doğru kullanmazsa eksik kayıt üretir. 30 dakikalık bir onboarding seansı, aylarca sürecek düzeltme çabasını önler.

Sık Sorulan Sorular

PDKS zorunlu mu?

Türk iş hukuku belirli bir teknoloji zorunlu kılmaz, ancak çalışma sürelerinin kanıtlanabilir şekilde kayıt altına alınması zorunludur. İş mahkemelerinde PDKS kaydı en güçlü delil sayılır. Ayrıca bazı sektörler (sağlık, güvenlik, gıda) için ilgili bakanlık mevzuatı kayıt tutmayı doğrudan şart koşmaktadır.

PDKS kayıtları ne kadar süre saklanmalı?

İş Kanunu'na göre bordro ve devam kayıtları en az 10 yıl saklanmalıdır. Bulut tabanlı çözümler bu arşivlemeyi otomatik olarak ve güvenli biçimde sağlar.

Birden fazla şubem var, tek sistemle yönetebilir miyim?

Evet. Bulut tabanlı mobil PDKS sistemleri, tüm şubelerinizi tek bir yönetici panelinden izlemenizi sağlar. Her şube için ayrı coğrafi sınır tanımlanır; raporlar şube bazında veya konsolide olarak alınabilir.

Saha çalışanları için PDKS nasıl çalışır?

Mobil PDKS uygulaması, çalışan nerede olursa olsun telefon üzerinden giriş-çıkış kaydı alır. GPS koordinatları ve zaman damgası her kayıda eklenir. İnternet olmadığında veriler telefonda bekler, bağlantı sağlandığında otomatik olarak sunucuya aktarılır.

Sorularınız için bize ulaşın: support@getattendance.com