Türkiye'de faaliyet gösteren işletmeler için personel devam kontrol sistemi (PDKS) kullanımı artık bir zorunluluk haline geldi. Bu rehberde, PDKS nedir, nasıl çalışır ve işletmeniz için neden önemlidir sorularını yanıtlayacağız.

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) Nedir?

PDKS, çalışanların işe giriş-çıkış saatlerini, çalışma sürelerini ve devam durumlarını elektronik olarak kaydeden bir sistemdir. Türk iş mevzuatına göre belirli koşullarda zorunlu olan bu sistem:

  • Çalışan devam kayıtlarını otomatik olarak tutar
  • SGK bildirimi için gerekli verileri sağlar
  • Fazla mesai ve eksik çalışma hesaplamalarını kolaylaştırır
  • İş Kanunu'na uyumluluğu garanti eder

PDKS Kullanımı Hangi İşyerlerinde Zorunludur?

4857 sayılı İş Kanunu'na göre PDKS kullanımı şu durumlarda zorunludur:

  • 50'den fazla çalışanı olan tüm işyerleri
  • Tehlikeli veya çok tehlikeli sınıfta yer alan işyerleri (çalışan sayısı ne olursa olsun)
  • Vardiyalı çalışma yapılan işyerleri
  • Esnek çalışma modelini uygulayan işyerleri

PDKS Kullanmamanın Cezası

PDKS kullanma zorunluluğuna uymayan işverenler için İş Kanunu'nda öngörülen idari para cezaları uygulanır. Ceza miktarı her yıl güncellenir ve her bir eksiklik için ayrı ayrı uygulanır.

Geleneksel PDKS vs Modern GPS Tabanlı Sistemler

Geleneksel PDKS Sistemleri

Parmak izi, kart okuyucu veya yüz tanıma gibi cihazlar kullanan geleneksel sistemler:

  • ✗ Yüksek ilk yatırım maliyeti
  • ✗ Kurulum ve bakım gerektir
  • ✗ Sadece sabit lokasyonlarda kullanılabilir
  • ✗ Saha çalışanları için uygun değil

Modern GPS Tabanlı Sistemler (TimeMobi)

Akıllı telefon tabanlı, GPS destekli sistemler:

  • ✓ Düşük maliyet - aylık abonelik
  • ✓ Donanım gerektirmez
  • ✓ Saha çalışanları için ideal
  • ✓ Anlık lokasyon doğrulama
  • ✓ Bulut tabanlı - her yerden erişim
  • ✓ Otomatik güncellemeler

SGK Uyumluluğu ve Raporlama

PDKS sisteminin en önemli işlevlerinden biri SGK'ya verilecek bildirimlerde kullanılacak verileri sağlamasıdır.

SGK İçin Gerekli Kayıtlar

  • Günlük çalışma süreleri
  • Haftalık toplam çalışma saatleri
  • Fazla mesai süreleri
  • İzin ve devamsızlık kayıtları
  • Vardiya bilgileri

TimeMobi ile SGK Raporlama

TimeMobi, SGK bildirimi için ihtiyaç duyulan tüm raporları otomatik olarak oluşturur:

  • Aylık devam çizelgeleri
  • Fazla mesai raporları
  • Vardiya raporları
  • İzin ve devamsızlık raporları
  • Excel formatında indirilebilir raporlar

GPS Destekli Devam Takibi Nasıl Çalışır?

1. Konum Belirleme

İşveren, iş yerinin GPS koordinatlarını sisteme tanımlar. Belirli bir yarıçap içinde (örneğin 100 metre) giriş-çıkış yapılmasına izin verilir.

2. Çalışan Giriş-Çıkışı

Çalışan işe geldiğinde:

  • TimeMobi uygulamasını açar
  • "Giriş" butonuna basar
  • Sistem otomatik olarak GPS konumunu doğrular
  • Giriş kaydedilir ve yönetime bildirim gönderilir

3. Otomatik Hesaplamalar

Sistem otomatik olarak hesaplar:

  • Günlük çalışma süresi
  • Geç kalma süreleri
  • Fazla mesai (günlük 45 saati aşan çalışmalar)
  • Mola süreleri

Saha Çalışanları İçin Özel Çözümler

Saha elemanları, kurye, teknisyen, satış temsilcisi gibi sürekli hareket halinde olan çalışanlar için TimeMobi özel özellikler sunar:

Çoklu Lokasyon Desteği

Farklı müşteri lokasyonlarını sisteme ekleyin. Çalışan herhangi bir kayıtlı lokasyonda giriş-çıkış yapabilir.

Canlı Konum Takibi

Mesai saatleri içinde çalışanların anlık konumlarını harita üzerinde görüntüleyin (çalışan onayı ile).

Rota Kayıtları

Çalışanların gün içinde ziyaret ettikleri lokasyonlar ve hareket rotalları kayıt altına alınır.

Vardiya Yönetimi

TimeMobi ile vardiya yönetimi çok kolay:

  • Farklı vardiya programları oluşturun
  • Çalışanlara otomatik vardiya atayın
  • Vardiya değişikliklerini anında uygulayın
  • Vardiyalı çalışma raporlarını alın
  • Gece vardiyası primlerini otomatik hesaplayın

İzin ve Devamsızlık Yönetimi

Dijital İzin Talepleri

Çalışanlar uygulama üzerinden:

  • Yıllık izin talebinde bulunabilir
  • Mazeret izni isteyebilir
  • Hastalık bildirimi yapabilir
  • İzin durumunu takip edebilir

Yönetici Onay Süreci

Yöneticiler:

  • Mobil veya web üzerinden izin taleplerini görüntüler
  • Onaylar veya reddeder
  • İzin bakiyelerini kontrol eder
  • İzin raporları alır

Maliyet Karşılaştırması

Özellik Geleneksel PDKS TimeMobi
İlk Maliyet 50,000 - 200,000 TL 0 TL
Aylık Maliyet (25 kişi) Bakım: 2,000-5,000 TL 1,700 TL
Kurulum 1-2 hafta Aynı gün
Saha Çalışanları ❌ Uygun değil ✅ İdeal
Uzaktan Erişim Sınırlı ✅ Her yerden

Başlamak İçin Adımlar

  1. Ücretsiz deneme başlatın: 14 günlük ücretsiz deneme ile sistemi test edin
  2. Çalışanları ekleyin: Web panelden çalışan bilgilerini girin
  3. Lokasyonları tanımlayın: İş yeri lokasyonlarını GPS ile belirleyin
  4. Uygulamayı indirin: Çalışanlar TimeMobi uygulamasını App Store veya Google Play'den indirsin
  5. Kullanmaya başlayın: Aynı gün kullanmaya başlayabilirsiniz

Sonuç

Modern personel takip sistemleri, özellikle GPS tabanlı bulut çözümleri, Türkiye'deki işletmeler için en uygun maliyetli ve pratik seçenektir. TimeMobi, PDKS gereksinimlerini karşılarken, SGK uyumluluğunu sağlar ve saha çalışanlarını da kapsayan kapsamlı bir çözüm sunar.

Geleneksel sistemlerin yüksek maliyetleri ve kısıtlamaları yerine, esnek ve ekonomik bir çözümle başlayın. 14 günlük ücretsiz deneme ile sistemi risk almadan test edebilirsiniz.